Падение Помпеи: управление изменениями в бизнесе

От успешной компании до полного финансового краха бизнеса — один шаг. Еще вчера мы нанимали третьего ассистента для пятого заместителя директора, а сегодня сокращаем весь бэк-офис до жизнеспособного минимума. Причин, как правило множество, но сегодня не об этом.

Управление изменениями в бизнесе и бизнес-процессах

Любой бизнес это живой организм. Он изменяется под воздействием внутренней и внешней среды. Многие сравнивают бизнес с взрослением ребенка: вот ты учишь его держать ложку, а тут ты показываешь как самостоятельно себя прокормить. На практике так оно и есть. Каждый новый сотрудник — это сложный подросток со своим характером и привычками, но от этого менее ценным он не становится. Просто выстраивание взаимоотношений будет более сложным. И даже если написать правила и регламенты под все возможные случаи все равно это не убережет предприятие от сложностей и надвигающихся изменений.

Когда чаще всего возникает потребность в изменениях? Когда мы сталкиваемся с проблемой. Что может быть проблемой? Любой контекст, событие, условие на которое мы напрямую можем повлиять.

Внимание! Те обстоятельства, на которые мы не можем повлиять не являются вашей проблемой!

Потому что не лежат в рамках ваших компетенций. Можно сколько угодно ждать переговоров между Россией и Украиной в ожидании смягчения санкционного давления (к примеру), но напрямую вы на этот процесс повлиять не можете. Поэтому усиление санкционного давления не являются вашей проблемой, это обстоятельства непреодолимой силы (если только вас не связывают родственные связи с кем-то из интересующих мировых лидеров). Значит на уровне ваших личных энергозатрат этой проблемы нет. В итоге, направляем весь фокус внимания на проблему, к которой вы лично можете применить структурные изменения.

Умение ставить верный фокус и держать его в центре внимания до получения удовлетворяющего результата очень важная компетенция руководителя или предпринимателя. Креативить, предлагать, обсуждать может каждый, но доводить до результата — единицы. Фокусировка является важной составляющей когнитивного навыка под названием “критическое мышление”. Данный навык состоит из нескольких взаимодополняющих компетенций и помогает последовательно решать сложные задачи. В таблице 1 представлен полный комплекс компетенций и их функции.

Таблица 1. Соответствие компетенций навыку “Критическое мышление”

Внедрения изменений

Что касается процесса внедрения изменений, то тут целая ода системе управления. Изменения по своей структуре имеют два этапа: поиск путей решений и внедрение решения.

В процессе поиска решения проблемы необходим демократический принцип управления: нужно привлечь как можно больше кадров, которые выскажут гипотезы решения проблемы, поделятся наблюдениями со своих рабочих мест. А в процессе внедрения плана изменений нужен уже строгий директивный подход.

Именно на этапе интеграции изменений появляются самые критичные сложности командной работы. Многие сотрудники, которые вчера признавали необходимость изменений, начинают саботировать процесс внедрения и откровенно мешать работе. Причин у этих проблем может быть множество: от низкого уровня вовлеченности сотрудников в работу до недостаточно высокого уровня личных компетенций (например, навык обучаемости). Чем больше структурных сложностей в командной работе, тем дольше будет происходить процесс интеграции решения. Разговаривать с людьми нужно понятным языком и аргументами, которые будут твердо подтверждать позицию руководства. То есть вы должны доказать на цифрах зачем необходимы изменения.

У каждого отдела на предприятии есть свой коэффициент полезного действия, тот пресловутый KPI, по которому будет оценен вклад в развитие компании. Структурные проблемы находят свое отражение именно в KPI отдела, — он начинает падать. Таким образом именно KPI станут предметной областью аргументов в пользу внедрения изменений (таблица 2).

Таблица 2: примеры KPI для каждого отдела

Цифровые технологии будут незаменимым помощником в получении более развернутого понимания уровня выполнения KPI каждым отделом. Если ваши сотрудники прекрасно справляются с цифровыми системами — это уже большой вклад в развитие компании и ее адаптивность к изменениям. С помощью отраслевых решений можно оцифровать все: от складского учета до отдела продаж. Цифровой след куда убедительнее любых дискуссий. Причем сам процесс внедрения цифрового решения поможет упорядочить многие бизнес-процессы. Лишние действия и нерелевантные результаты легко оптимизируются на этапе проектирования бизнес-процессов, делая работу удобнее и прозрачнее.

Подводя итог: изменения неизбежны

Вопрос только как вы их будете внедрять. Если какие-то изменения приручаются годами, то необходимо обратить внимание на саму организационную структуру бизнеса. Значит нет необходимых компетенций у сотрудников и фирмы в целом. Значит есть процессы, которые делают компанию неповоротливой. Значит компания потеряла отраслевые ориентиры. Все это предмет анализа и тренинга: выявить ключевые причины низкой скорости внедрения изменений. Без изменений рынок выплюнет компанию.

Но есть один постулат, которым автор статьи пользуется много лет: если работает — не ломай! Если определенные процессы работают четко и дают нужный KPI, лазить туда руками не надо. У многих менеджеров всегда есть соблазн заняться улучшайзингом, сделать процесс кристальным, не понимая, что идеальное выполнение процесса не является ключевым KPI деятельности предприятия. Ключевым KPI всегда будут являться довольные клиенты, готовые у вас покупать постоянно. А на сколько идеально сотрудник выполняет свою задачу — не принципиально.