Учитывая то, что в организации бумажная документация накапливается буквально ежедневно, требуется также организовать для архивного хранения документов отдельное помещение. В соответствии с требованиями законодательства, всем представителям бизнеса, в том числе ИП, ООО, ЗАО и т.д., в обязательном порядке необходимо организовать правила хранения документов, связанные непосредственно с деятельностью организации. Даже если предприятие прекратило свое существование путем ликвидации или банкротства, необходимо подготовить документы к передаче в государственный или муниципальный архив.
Во время деятельности предприятия осуществляется комплексное делопроизводство с контрагентами, оформляются кадровые документы, договора, акты выполненных работ или услуг, товарные накладные, трудовые договора с работниками, личные дела, трудовые книжки и т.д. В законодательстве указан полный список и сроки хранения документов. Таким образом, необходимо по завершению работы с контрагентами и работниками обеспечить архивное хранение документов, пример:
В течение всего срока хранения документов, представитель организации обязан по требованию или запросу предъявить оригинал документа или его копию.
Обобщённый свод правил хранения документов указан в Приказе Росархива от 20.12.2009 года (полный перечень). Согласно нормативно-правовым актам, документы принято разделять на 2 полноценные группы учета — временные и постоянные.
Постоянное хранение не имеет конкретных сроков, то есть, предусмотрен бессрочный характер. Для временного хранения предусмотрены различные сроки, которые имеют для отдельно взятых документов свой период расчета — 1 год, 3 года, 5 или 6 лет, 10 лет, 15 лет, далее применяют длительные сроки хранения — 45 или 50, а также 75 лет.
Необходимо понимать, как ведется расчет первоначального срока хранения документов в организации. Например, вы заключили Договор с контрагентом 8 января 2022 года и завершили работу по этому договору 14 марта 2023 года, тогда первоначальный срок хранения будет начинаться с 1 января 2024 года.
Срок хранения |
Название (вид) документа |
---|---|
1 год |
1. Свидетельство о постановке на учет в ФНС по месту нахождения предприятия. 2. Уведомление о снятии с учета организации. |
5 лет |
1. Документы имеющие первичные признаки: договоры, акты, товарные накладные, товарные чеки, отчетные квитанции. 2. Все виды кассовых документов. 3. Счета-фактуры. 4. Декларации ИФНС. 5. Книги учета и расходов. |
50 лет |
Расчеты по страховым взносам. |
75 лет |
На все виды делопроизводства, которые были закончены в период до 2003 года. |
Постоянное хранение(бессрочное) |
1. Устав компании, принятие решений, приказы, собрание учредителей. 2. Финансовая отчетность (отдельные виды бухучета). 3. Документы о ликвидации компании |
Сроки хранения кадровых документов в диапазоне от 1 года до 75 лет, а также постоянно или до востребования.
Период хранения |
Название кадрового документа |
---|---|
1 год |
Правила ВТР ( внутреннего трудового распорядка ). |
3 года |
Утвержденные графики отпусков. |
5 лет |
1. Табель учета рабочего времени. 2. Журналы рабочего времени. 3. Авансовые отчеты. |
45 лет |
Документация о произошедшем несчастном случае на производстве. |
50 лет |
1. Документы по личному составу компании: трудовые договоры, основные и дополнительные соглашения с сотрудником, учетные личные карточки работников предприятия. 2. Личные дела сотрудников. 3. Табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда, которые не попадают под учет 5 лет хранения. 4. Невостребованные оригиналы личных документов сотрудников. |
75 лет |
Все виды кадрового делопроизводства, которые были окончены в период до 2003 года. |
Постоянно |
Утвержденное штатное расписание предприятия. |
До востребования |
Оригиналы документов, в том числе трудовые книжки, аттестаты, дипломы, удостоверения работников, свидетельства прохождения курсов. |
Правильная организация и управление документацией поможет исключить потерю важных бланков строгой отчетности, упростить доступ к информации и обеспечить безопасность данных.
Текущее хранение документов предполагает систематизацию и управление активными документами, которые часто используются и востребованы.
Основные принципы для организации текущего хранения
Принцип хранения |
Задачи |
---|---|
Классификация и категоризация |
1. Разделите документы на категории (финансовые, юридические, личные и т.д.). 2. Создайте иерархическую систему папок и подклассов для удобства поиска. |
Удобство доступа |
1. Храните текущие документы в местах, которые легко доступны на рабочем месте. 2. Используйте настольные органайзеры или лотки для быстрого доступа к самым часто используемым бумагам. |
Цифровизация |
1. По возможности оцифровывайте документы, чтобы упростить хранение и поиск. 2. Используйте облачные сервисы для обеспечения доступа к документам из любой точки мира и обеспечения резервного копирования. |
Регулярное обновление |
1. Периодически просматривайте и актуализируйте документы. 2. Перемещайте устаревшие документы в архив, чтобы не перегружать рабочее пространство. |
Услуга по внеофисному хранению документов подойдет любой компании, которая хочет упорядочить документацию, обеспечить надежность и безопасность хранения документов.
Принцип хранения |
Задачи |
---|---|
Защита от физических повреждений |
1. Храните документы в защищенных от влаги, огня и вредителей местах. 2. Используйте специальные конверты или коробки из архивных материалов, которые предотвращают воздействие света и воздуха. |
Цифровое архивирование |
1. Оцифруйте документы для создания цифрового архива. 2. Используйте форматы, устойчивые к устареванию, и заботьтесь о регулярном обновлении цифровых носителей. |
Система каталогизации |
1. Создайте детально проработанную систему индексации и метаданных для облегчения поиска в архиве. 2. Обеспечьте инвентаризацию и контроль доступа к архивным материалам. |
Правовые нормы и срок хранения |
1. Ознакомьтесь с законодательными требованиями в отношении срока хранения различных видов документов. 2. Разработайте план регулярного пересмотра и уничтожения документов, срок хранения которых истек. |
Учет принципов текущего и архивного хранения не только облегчит вашу повседневную жизнь и работу, но и поможет защитить важные данные на долгосрочную перспективу.
Чтобы решить любые задачи по документообороту лучше обратиться к профессионалам, оказывающим архивные услуги.
Закажите SEO, SERM/ORM, Директ, сайт со скидкой 20%.
Бесплатная консультация по продвижению вашего бизнеса или сайта.
Оставьте свой номер телефона и мы свяжемся с Вами в рабочее время.