Автор: Exiterra

Как правильно хранить документы

Как правильно хранить документы

Учитывая то, что в организации бумажная документация накапливается буквально ежедневно, требуется также организовать для архивного хранения документов отдельное помещение. В соответствии с требованиями законодательства, всем представителям бизнеса, в том числе ИП, ООО, ЗАО и т.д., в обязательном порядке необходимо организовать правила хранения документов, связанные непосредственно с деятельностью организации. Даже если предприятие прекратило свое существование путем ликвидации или банкротства, необходимо подготовить документы к передаче в государственный или муниципальный архив.

Зачем нужно хранить документы

Во время деятельности предприятия осуществляется комплексное делопроизводство с контрагентами, оформляются кадровые документы, договора, акты выполненных работ или услуг, товарные накладные, трудовые договора с работниками, личные дела, трудовые книжки и т.д. В законодательстве указан полный список и сроки хранения документов. Таким образом, необходимо по завершению работы с контрагентами и работниками обеспечить архивное хранение документов, пример:

  • налоговая документация;
  • кадровое делопроизводство;
  • бухгалтерские бланки строгой отчетности.

В течение всего срока хранения документов, представитель организации обязан по требованию или запросу предъявить оригинал документа или его копию.

Сроки хранения и виды документов

Обобщённый свод правил хранения документов указан в Приказе Росархива от 20.12.2009 года (полный перечень). Согласно нормативно-правовым актам, документы принято разделять на 2 полноценные группы учета — временные и постоянные.

Постоянное хранение не имеет конкретных сроков, то есть, предусмотрен бессрочный характер. Для временного хранения предусмотрены различные сроки, которые имеют для отдельно взятых документов свой период расчета — 1 год, 3 года, 5 или 6 лет, 10 лет, 15 лет, далее применяют длительные сроки хранения — 45 или 50, а также 75 лет.

Необходимо понимать, как ведется расчет первоначального срока хранения документов в организации. Например, вы заключили Договор с контрагентом 8 января 2022 года и завершили работу по этому договору 14 марта 2023 года, тогда первоначальный срок хранения будет начинаться с 1 января 2024 года.

Комплексный маркетинг

Таблица сроков хранения налоговой и бухгалтерской документации

Срок хранения

Название (вид) документа

1 год

1. Свидетельство о постановке на учет в ФНС по месту нахождения предприятия.

2. Уведомление о снятии с учета организации.

5 лет

1. Документы имеющие первичные признаки: договоры, акты, товарные накладные, товарные чеки, отчетные квитанции.

2. Все виды кассовых документов.

3. Счета-фактуры.

4. Декларации ИФНС.

5. Книги учета и расходов.

50 лет

Расчеты по страховым взносам.

75 лет

На все виды делопроизводства, которые были закончены в период до 2003 года.

Постоянное хранение(бессрочное)

1. Устав компании, принятие решений, приказы, собрание учредителей.

2. Финансовая отчетность (отдельные виды бухучета).

3. Документы о ликвидации компании

Сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения кадровых документов в диапазоне от 1 года до 75 лет, а также постоянно или до востребования.

Период хранения

Название кадрового документа

1 год

Правила ВТР ( внутреннего трудового распорядка ).

3 года

Утвержденные графики отпусков.

5 лет

1. Табель учета рабочего времени.

2. Журналы рабочего времени.

3. Авансовые отчеты.

45 лет

Документация о произошедшем несчастном случае на производстве.

50 лет

1. Документы по личному составу компании: трудовые договоры, основные и дополнительные соглашения с сотрудником, учетные личные карточки работников предприятия.

2. Личные дела сотрудников.

3. Табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда, которые не попадают под учет 5 лет хранения.

4. Невостребованные оригиналы личных документов сотрудников.

75 лет

Все виды кадрового делопроизводства, которые были окончены в период до 2003 года.

Постоянно

Утвержденное штатное расписание предприятия.

До востребования

Оригиналы документов, в том числе трудовые книжки, аттестаты, дипломы, удостоверения работников, свидетельства прохождения курсов.

Как правильно хранить документы в организации

Правильная организация и управление документацией поможет исключить потерю важных бланков строгой отчетности, упростить доступ к информации и обеспечить безопасность данных.

Текущее хранение документов

Текущее хранение документов предполагает систематизацию и управление активными документами, которые часто используются и востребованы.

Основные принципы для организации текущего хранения

Принцип хранения

Задачи

Классификация и категоризация

1. Разделите документы на категории (финансовые, юридические, личные и т.д.).

2. Создайте иерархическую систему папок и подклассов для удобства поиска.

Удобство доступа

1. Храните текущие документы в местах, которые легко доступны на рабочем месте.

2. Используйте настольные органайзеры или лотки для быстрого доступа к самым часто используемым бумагам.

Цифровизация

1. По возможности оцифровывайте документы, чтобы упростить хранение и поиск.

2. Используйте облачные сервисы для обеспечения доступа к документам из любой точки мира и обеспечения резервного копирования.

Регулярное обновление

1. Периодически просматривайте и актуализируйте документы.

2. Перемещайте устаревшие документы в архив, чтобы не перегружать рабочее пространство.

Архивное хранение документов

Услуга по внеофисному хранению документов подойдет любой компании, которая хочет упорядочить документацию, обеспечить надежность и безопасность хранения документов. 

Принцип хранения

Задачи

Защита от физических повреждений

1. Храните документы в защищенных от влаги, огня и вредителей местах.

2. Используйте специальные конверты или коробки из архивных материалов, которые предотвращают воздействие света и воздуха.

Цифровое архивирование

1. Оцифруйте документы для создания цифрового архива.

2. Используйте форматы, устойчивые к устареванию, и заботьтесь о регулярном обновлении цифровых носителей.

Система каталогизации

1. Создайте детально проработанную систему индексации и метаданных для облегчения поиска в архиве.

2. Обеспечьте инвентаризацию и контроль доступа к архивным материалам.

Правовые нормы и срок хранения

1. Ознакомьтесь с законодательными требованиями в отношении срока хранения различных видов документов.

2. Разработайте план регулярного пересмотра и уничтожения документов, срок хранения которых истек.

Учет принципов текущего и архивного хранения не только облегчит вашу повседневную жизнь и работу, но и поможет защитить важные данные на долгосрочную перспективу.

Чтобы решить любые задачи по документообороту лучше обратиться к профессионалам, оказывающим архивные услуги

Интернет-маркетинг за рубли — скидки 20% на услуги!

Закажите SEO, SERM/ORM, Директ, сайт со скидкой 20%.

Остались вопросы?

Бесплатная консультация по продвижению вашего бизнеса или сайта.

Лучшие статьи