Аутсорсинг бухгалтерии — как выбрать бухгалтерскую компанию: 15 советов и 5 типичных ошибок

При поиске специализированной бухгалтерской фирмы необходимо обращать внимание на возможные плюсы и минусы бухгалтерии на аутсорсинге. Ориентируйтесь на советы по выбору бухгалтерской компании и типичные ошибки, совершаемые клиентами перед заключением договора, которые дал нашему изданию Кирилл Ивойлов, основатель компании «Бухгалтерия для Вас», Санкт-Петербург.

15 советов по выбору бухгалтерской аутсорсинговой компании

При выборе компании для перехода на аутсорсинг бухгалтерии уделите внимание следующим моментам:

• Репутация компании

На первоначальном этапе сложно оценить качество предоставляемых услуг аутсорсинга бухгалтерии, а потому при выборе клиенты в первую очередь ориентируются на репутацию фирмы в бизнес-среде. Важно изучить отзывы клиентов, которые уже работали с исполнителем и представляют его деятельность. Кроме того, помощь в выборе окажет и тот факт, если фирму предлагает партнер по бизнесу.

• Срок работы на рынке

Аутсорсинг бухгалтерии появился не вчера. Компании уже в течение 10-ти лет оказывают услуги подобного рода. Естественно, чем продолжительнее период нахождения исполнителя на рынке, тем богаче опыт, поскольку за это время условия ведения учета по некоторым вопросам поменялись.

• Тестовый период получения услуги

При выборе компании для ведения бухгалтерии на аутсорсинге тестовый период позволит клиенту определиться, подходит ли фирма для возложения на нее обязанности по ведению учета или нет. На основании результатов можно понять, справляется ли компания с обязанностями.

• Проект договора

Перед оформлением сотрудничества желательно ознакомиться с проектом договора. В нем указывается, какие обязанности будет брать на себя фирма и какую ответственность понесет при их невыполнении.

• Гарантия конфиденциальности

Этот момент важен потому, что недобросовестные аутсорсеры могут «сливать» информацию конкурентам, что негативно скажется на деятельности клиента.

• Страхование ответственности

Некоторые исполнители страхуют ответственность на случай причинения материального вреда клиентам (ошибки в учете, получение штрафов налоговой инспекции и т.д.). При страховании клиент может быть уверен, что при наступлении негативной ситуации подобного рода получит компенсацию понесенного ущерба.

• Штат сотрудников

Важно при поиске компании по аутсорсингу бухгалтерии ООО обращать внимание на то, какие сотрудники входят в штат, какие знания и навыки имеют. При необходимости можно даже запросить документацию об образовании и повышении квалификации работников.

• Стоимость бухгалтерских услуг

Серьезным критерием отбора считается стоимость предоставляемых услуг. При высокой цене аутсорсинга бухгалтерии некоторые клиенты отказываются от сотрудничества. Однако нельзя основывать выбор только на этом показателе, поскольку нужно оценивать соотношение «цена-качество».

• Консультирование

Получение дополнительных консультационных услуг при организации сотрудничества является преимуществом при аутсорсинге бухгалтерии ИП или ООО. Компания получает возможность в процессе деятельности использовать новые направления развития и при этом консультироваться у профессионалов.

• Экспресс-аудит учета

Такая услуга необходима при первичном заключении договора, поскольку позволяет понять, какой уровень бухгалтерского и налогового учета в компании. На основе полученных результатов принимается решение о том, что в учете подлежит исправлению и на какие участки обратить повышенное внимание.

• Заключение официального договора

При отсутствии официального договора аутсорсер не несет никакой ответственности за результаты, а клиент не вправе списать оплату услуг в расходы.

• Представление интересов в госорганах

Этот момент выгоден тем клиентам, которые не хотят тратить время и силы на общение с налоговой инспекцией, Пенсионным фондом, ФСС и другими госорганами.

• Проведение налоговой оптимизации

Для снижения налоговой нагрузки аутсорсер в процессе работы предлагает провести налоговую оптимизацию и тем самым помочь клиентам снизить расходы в бюджет. К примеру, услуги подобного рода предоставляет «Бухгалтерия для Вас».

• Онлайн-доступ к бухгалтерии

Некоторые компании, переходя на аутсорсинг, предпочитают быть в курсе текущего положения дел в бухгалтерском и налоговом учете. В этой связи предоставление онлайн-доступа к бухгалтерии — преимущество сотрудничества, на которое обращают внимание.

• Перечень предоставляемых услуг

Перед заключением договора необходимо определиться, какие услуги предоставляет тот или иной исполнитель. Естественно, чем обширнее перечень, тем плодотворнее и выгоднее будет сотрудничество, т.к. при каждой новой ситуации не надо искать другую специализированную фирму.

5 ошибок при выборе бухгалтерской аутсорсинговой компании

При выборе бухгалтерской аутсорсинговой компании в Питере некоторые хозяйствующие субъекты допускают следующие ошибки:

• Ориентируются только на цену услуг, желая получить их недорого, при этом не учитывая качество и скорость выполнения работы, профессионализм сотрудников, репутацию компании.
• Предварительно не изучают условия договора, а сразу его заключают. При возникновении спорной ситуации официальный договор может сыграть и в обратную сторону — не защищать клиента, а «топить». Это возможно, если заказчик услуг изначально не проанализировал обязанности и ответственность аутсорсинговой фирмы.
• Полагаются только на мнение других клиентов.
• Не заказывают экспресс-анализ и не имеют представления о том, в каком состоянии бухгалтерский и налоговый учет в компании.
• Не проверяют квалификацию сотрудников аутсорсинговой компании.

Кирилл Ивойлов, основатель компании «Бухгалтерия для Вас»,