Лайфхаки эффективной удаленной работы

Мы уже выяснили, как повысить эффективность на удаленке и какие программы нужны.

В этой статье основатель бизнес-школы ассистентов руководителя и сервисного персонала, эксперт Learning and Knowledge management Сосновая Анна расскажет, какими лайфхаками пользоваться, чтобы удаленная работа была эффективной.

Сейчас нет смысла спорить – «за» удаленку или «против». Надо – значит, будем приспосабливаться!

Эффективность сотрудников на удаленке существует. Те компании, кто внедряют правильные методы и снабжает сотрудников необходимыми инструментами, могут даже выиграть в продуктивности.

От чего же зависит эффективность удаленной работы? Бывает ли она вообще, когда каждый работает из дома, нет очного контроля, пропадает значение корпоративной культуры компании?

Эффективность удаленной работы зависит от 4-х факторов:

Мотивация на удаленке

И здесь мы говорим про мотивационные рычаги для сотрудников. Как сделать так, чтобы домашняя обстановка и постоянное присутствие близких рядом их не расслабляло?

Самоорганизация и дисциплина

Это про график и умение организовать свое рабочее место. Не зря же существует наука «эргономика».

Инструменты

Удаленная работа напрямую связана с совместной работой. Мы так же работаем с командами, взаимодействуем с отделами. Только удаленно. Необходимо подобрать инструменты, которые облегчат и ускорят нашу удаленную работу.

Правила командной работы

Все знают, что на очных совещаниях должен быть регламент и порядок. На дистанционных встречах тем более. От того, насколько они будут хорошо организованы и подготовлены, зависит продуктивность сотрудников и компании.

Чем организованнее и строже мы сами с собой, тем продуктивнее будет наше рабочее время.

Чем более грамотно мы организуем свое рабочее место, тем больше задач сможем выполнять.

Чем больше полезных программ и приложений мы знаем, тем быстрее идет наша работа.

Поговорим про каждый фактор отдельно.

Советы по мотивации сотрудников на удаленке

Донесите до сотрудников важность их работы

Сотрудникам безумно важно чувствовать важность и нужность своей работы. Если не они – то никто. Скажите сотрудникам, что цените их вклад в общее дело.

Сделайте корпоративную рассылку с принципами удаленной работы

Так делают во множестве международных компаний. Пишется корпоративная рассылка на всю компанию с принципами, правилами и мотивационной речью руководителя.

Научите сотрудников планировать с вечера

Именно после рабочего дня мы в состоянии реально оценить несделанное и наметить планы на следующий день.

Подберите статью про прокрастинацию

Прокрастинация – это наша слабость к постоянному откладыванию дел на потом. Разошлите всем статью о прокрастинации и как с ней бороться.

Развивайте персонал малобюджетными способами

Нелишним будет поддержать сотрудников малобюджетными способами обучения. Например, введите традицию делать рассылку с достижениями и успехами компании еженедельно. Делитесь полезными статьями и книгами. Можно даже устроить пятничные собрания в Zoom и обсуждать прочитанное и возможность его применения на благо компании.

Советы по самоорганизации и дисциплине при работе дома

• Организуйте рабочее место по правилам эргономики

Эргономика – это то, как расположены предметы в пространстве для эффективного труда. Сотрудники будут работать эффективнее, если монитор расположен удобно, а до телефона не нужно тянуться.



• Не забывайте про график

Удаленная работа не должна отличаться по графику от обычной очной. Если Вы привыкли обедать в час дня – ставьте это время себе в календарь. А еще не забывайте про полезные перекусы.

• Делайте зарядку

Скачайте программу Workrave себе на компьютер и установите напоминания по перерывам. Программа сама подскажет, какие упражнения для тела и глаз сделать, чтобы размяться. Чем энергичнее мы себя чувствуем, тем лучше идет работа.

• Постарайтесь фокусироваться на одной задаче

На переключение между делами наш мозг тратит в среднем около двух минут. Если есть возможность – лучше фокусироваться на чем-то одном.

• Делите дела по типам

Допустим, Вы наметили план на первую половину дня: нужно обзвонить 8 клиентов, 5 писем написать. Сгруппируйте дела по типам дел: например, пишите письмо за письмом и только потом переходите к звонкам. Так продуктивнее.

Советы по инструментам

• Создавайте единообразие инструментов

Должен быть 1 сотрудник, который выберет и оттестирует инструменты (программы/сервисы/приложения) для удаленной работы. В противном случае Вы потратите время на споры что лучше: Zoom или BlueJeans?

Все сотрудники должны работать в едином наборе инструментов.

• Не забывайте про инструкции

Нашли инструменты для работы? Опишите, где их скачать, как ими пользоваться. И положите эти инструкции в папки общего доступа. А еще не забудьте снабдить персонал контактами по возможным техническим проблемам. Вы сэкономите время на устные объяснения.

• Работайте в облаках с совместным доступом

Облачные технологии (например, Google) позволяют облегчить совместную работу: все работают с одним файлом в едином информационном поле. Больше не нужно за статусом документа обращаться к почте и пытаться там найти последний документ. Вы видите все необходимые статусы и комментарии в одном файле. А «история изменений» позволит отследить действия коллег: кто что удалял или корректировал.

• Грамотно работайте с почтой

Почта не должна проверяться ежеминутно (только если Вы не отвечаете на вопросы и заявки клиентов). Введите график проверки почты: например, в 11:00, 14:00, 17:00. А остальное время занимайтесь другими рабочими делами, не отвлекаясь на почту.

Пользуйтесь функционалом почты оправданно: ярлыками, отложенными отправками, значком важности.

Правила эффективного взаимодействия с командой

• Пользуйтесь единым электронным календарем-планировщиком внутри команды

В календарь заносите все встречи, собрания, совещания. А также можно пользоваться электронным задачником – например, в Outlook или Битрикс24.

• Встречи необходимо назначать с учетом занятости коллег

Современные планировщики (например, Outlook, Google Календарь, Битрикс24 позволяют посмотреть занятость коллег. В Outlook используйте инструмент «Помощник по планированию». Он подскажет, у кого из коллег, какой слот времени свободен. И Вам не нужно звонить и спрашивать об этом устно.

• Договоренности подкрепляйте письмом

Логичная точка по итогам скайп-встречи с коллегами – письмо-рассылка с решениями, дедлайнами, ответственными. Телефонный звонок (а также скайп-колл) обязательно должны резюмироваться электронным письмом.

• Задавайте повестку совещаниям и встречам

Чтобы скайп-встречи не были бесполезными, задавайте повестку дня. То есть, заранее отправляйте участникам вопросы и темы, которые будут обсуждаться. У участников должно быть время на подготовку.

• Создавайте группы оперативного реагирования в чатах

Чаты как способ быстрой коммуникации как нельзя лучше подходят для оперативного решения вопросов. Для ответов на электронные письма коллег есть негласное правило 24 часов. А вот в чатах коллеги должны отвечать быстро.

Однако не забывайте про обязательное соблюдение правил эффективных быстрых коммуникаций:

• пишите одно сообщение разом, а не несколько друг за другом;
• обращайтесь к коллегам адресно через @;
• выделяйте важные моменты сообщения жирным или курсивом;
• не отправляйте голосовые сообщения – не всем их удобно слушать.

Если донести до сотрудников эти простые правила, то удаленная работа станет более слаженной для всех членов команды.