Программы для удаленной работы. Увеличиваем эффективность на удаленке

Ну признайся, ты всегда мечтал работать на удалёнке. Никакого офиса, корпоративной культуры, утренних пробок и тайм-менеджмента. Как ты себе это представлял: с ноутбуком на берегу моря или в стильной кафешке с бокалом мартини?

Что ж, вот она, знакомься, долгожданная удалёнка. Всё, что можно было быстро обсудить в курилке, теперь растягивается на многочасовую демагогию в рабочих чатах. От ноутбука не отойдёшь — с двойной силой контролируется эффективность рабочих процессов. А если ещё и живёшь не один, то приходится постоянно напоминать домочадцам, что ты вообще-то работаешь.

Да да, уже все СМИ со своими «удалёнщиками со стажем» принялись учить тебя правильно сидеть дома. Но мы расскажем не о том, как ставить песочные часы на стол и вешать замок на холодильник. XXI век на дворе, и под каждую твою задачу уже давно придумали сервис по её автоматизации.

Если ты начальник, а твой отдел на удалёнке скидывает в рабочий чат новость о бесплатном Kinopoisk, а владелец бизнеса срочно требует от тебя эффективных антикризисных мер, то согласись, что ситуация релаксом не пахнет.

Итак, правило первое: лучше один раз сказать и сразу всем, чем каждому расписывать в рабочих чатах. Именно поэтому все и перевели свои групповые бизнес-коммуникации в Zoom Video Communications. Тебе достаточно скачать программу, выбрать пользователей, и вот ты уже хедлайнер видео-конференции. Если в твоей виртуальной переговорке появятся «призраки» (участники, которые не сами сидят перед камерой, а ставят вместо себя видео или фото), то сервис пришлёт уведомление, что человека перед камерой нет. У сервиса есть ещё одно преимущество — он поможет создать тебе вечером онлайн-бар.

Правило второе — визуализируй. Ты ярый приверженец наглядности информации: графиков, круговых диаграмм, таблиц, инфографики? Привык стихийно маркером чертить на доске во время конференций? Не печалься: и на удалёнке у тебя будет возможность показать всему коллективу свои дизайнерские способности: Draw.io — сервис с нескончаемыми запасами шаблонов под каждую твою аналитику. Красиво, структурировано — а значит доходчиво.

Третье — тотальный контроль! Только представь: весь твой отдел лежит под одеялом с ноутбукоми, и уже заказали Яндекс-доставку с пивом. В это время в компании наблюдается явное снижение спроса на товары/услуги из-за карантина. Контент-отдел должен работать, как стахановцы (по-стахановски), а не скидывать в чатик новые сводки по эпидемии. Рискнём предложить тебе сервис Jira (хотя аналогов море, поищи сам, какой идеально будет отвечать твоим требованиям Bitrix24, Trello, Teamwork, TeamViewer, Redmine). Сервис предназначался для отслеживания ошибок, но со временем оброс модулями для управления agile-проектами, разбитыми на задачи и подзадачи. Таким образом персонал начинает концентрироваться на мелочах. Тебе остаётся только наблюдать и держать общую структуру в голове. Пусть не стесняются и в конце дня пишут в двух словах, что сделали за день.

Четвёртое — тайм-менеджмент! Ну а что ты сразу скривился? Да, мы знаем, ты не злой босс, а душа компании, но сложные времена требуют критических мер. Пожалуй, в московских офисах не осталось ни одного сотрудника, который бы не сталкивался с платформами по автоматизации бизнес-процессов. Clockify, Hubstaff, Hours, TrackingTime — если ты всячески игнорировал эти сервисы и всеми руками выступал за живое общение, то настал момент с ними познакомиться. Они не позволят твоим тараканам разбежаться в разные стороны, учтут рабочие часы и загруженность каждого.

Пятое — корпоративное вики. А вот если бы ты заранее описал все рабочие процессы в корпоративной базе знаний, загрузил туда шаблоны и документы, то сейчас бы не пришлось консультировать каждого сотрудника и адаптировать его к удалённой работе. И не говори, что тебя к такому жизнь не готовила. Вот только представь, тебе пишет Леночка: «а как сделать это и вот то?», а ты с ней не нянчишься весь день, а просто кидаешь ссылку на WikiWorks. А там и все документы, и welkom-бук, и древо компании, и описание рабочих процессов, да ещё и лайки с комментариями есть (ну куда же без них). «Прочитала, Лен? А теперь пройди тестирование по изученному материалу, и я проверю, как ты поняла» — да, даже и так можно было.

Что ж, мы надеемся, наша статья немного приободрила тебя. Даже в условиях карантина можно оставаться настоящим шестируким Шивой и занять место работника месяца на иконостасе доски почёта. Технологии тебе в помощь.