Продвижение концертных мероприятий: план организации рекламы и продажи билетов на концерты

Если вы планируете провести концертное мероприятие или спектакль и перед вами стоит задача его продвижения, рекламы и продажи билетов — эта статья для вас!

Несколько кейсов по организации и продвижению концертных мероприятий, рекламе и продажи билетов, позволили нам обобщить знания и поделиться ими с интересующимися читателями этого бизнес-блога. В статье приводится целый ряд практических шагов, которые мы рекомендуем последовательно пройти, чтобы ваше мероприятие оказалось коммерчески успешным.

Эти рекомендации отлично подойдут для раскрутки и продвижения концертов, детских новогодних спектаклей, выступлений музыкальных коллективов, фестивалей и т.п — это те виды мероприятия, которые мы организовывали или были партнерами.

РАЗРАБОТКА САЙТА КОНЦЕРТНОГО МЕРОПРИЯТИЯ в 2022 году

Для начала вам необходимо разработать собственный сайт мероприятия, особенно если ваш проект регулярный — несколько выступлений и спектаклей в сезон/год, или гастроли в разных городах. На сайте вы сможете осуществлять прямую продажу билетов, без посредников и билетных агрегаторов. Эта площадка будет удобна, чтобы «заворачивать» всю рекламу и оценивать статистику.

Сайт необходимо будет регулярно наполнять актуальной информацией: размещать новости проекта, фотографии с проведенных выступлений, интервью участников и медийных персон с мнением о проекте, логотипы спонсоров и приглашения стать спонсором и т.п.

Для примера, в нашем агентстве следующий бюджет разработки сайта мероприятия: дизайн и создание сайта ~80 000 — 150 000 рублей, поддержка ~20 000 — 30 000 в месяц — включает хостинг, техподдержку, наполнение материалами и новостями и поисковую оптимизацию.

Если на полноценный сайт не готовы — разработайте лендинг, хотя его возможности могут оказаться недостаточными. Можно воспользоваться сайтом партнеров — например, договориться с сайтом площадки, на которой будет проходить ваше выступление. А если вы обратитесь в Экзитерра — мы предложим свой сайт, который регулярно используем под проекты такого формата.

ОПЕРАТОР НА ТЕЛЕФОН

Вам может понадобиться человек, который сможет отвечать на телефон и «продавать» голосом — красиво и убедительно рассказывать о вашем мероприятии всем заинтересовавшимся. Иногда звонят организации и просят купить сразу несколько рядов, им нужно будет выставить счет и снять билеты с продажи. Менеджер должен быть готов «разруливать» многочисленные вопросы со зрителями, возвратами, обменами, выслушивать истории о том, что мужчине срочно требуется сдать билет, так как он развелся с женой за то время, пока приближалась дата события (не шутка, реальный случай из нашей практики).

СОЗДАТЬ БИЛЕТНОЕ ПОЛЕ И СДЕЛАТЬ РАСПОЯСОВКУ ЗАЛА

После того, как вы определитесь с площадкой для концерта, необходимо завести так называемое «билетное поле» — это база всех билетов зала на все выступления/сеансы и на все даты. Для этого есть несколько сайтов онлайн-сервисов.

Наша рекомендация: создавать билетное поле в системе «Интикетс». INTICKETS.RU — современный облачный сервис для контроля и управления продажами билетов в online и offline кассах на любые культурно-массовые и зрелищные мероприятия. Обеспечивает ведение базы клиентов, рассылку по клиентам, эквайринг онлайн-оплаты, интегрируется с сайтом и соцсетями. Располагает базой площадок по всем крупным городам.

Далее вам следует определиться с выбором билетной системы.

Обращайте особое внимание на комиссию за каждый купленный через систему билет и условия вывода денег за проданные билеты. В билетной системе заводится план зала, распоясовка, даты и время мероприятий, распределяются билеты по квотам.

Выбор места, оплата банковской картой, получение билета на электронную почту покупателя — за это все отвечает система билетного поля. Билетное поле интегрируется с вашим сайтом и позволяет принимать оплату за билеты. Деньги за проданные билеты поступают вам на счет. Примерная комиссия: 3% от продаж через систему.

БИЛЕТНЫЕ АГРЕГАТОРЫ-2022 И ПРОДВИЖЕНИЕ НА БИЛЕТНЫХ САЙТАХ

Теперь необходимо договориться и заключить прямые договора с билетными агрегаторами, такими как «Пономиналу», «Бигбилет», «Кассир.Ру» и т.д. Достаточно этих трех, и вероятно, еще нескольких с учетом специфики вашего мероприятия.

Далее, ваше билетное поле (например, предложенный Интикетс) следует подключить к этим билетным сайтам-кассам — теперь сеансы и зал будут отображаться в виде наличия мест, доступных к продаже онлайн.

Комиссия билетных сайтов составит примерно от 8-15% за каждый проданный билет. За эти деньги они берут всю рутинную работу с клиентами: по продаже, доставке и возврату билетов.

Очень важно! Билетные агрегаторы не продвигают ваше мероприятие! Вернее, за дополнительную плату на сайт агрегатора можно повесить рекламный баннер вашего концерта, встать в рассылку по базе их клиентов — но это стоит дорого. А если просто выдать им билетное поле и поставить афишу, то продаж почти не будет.

Работа билетных сайтов — продать билеты по уже сформированному спросу: вы продвигаете мероприятие — клиенты у них покупают ваши билеты.

Также существенный недостаток билетных агрегаторов состоит в том, что контактные данные зрителей они вам не передадут, а значит вы не сможете собрать базу ваших постоянных клиентов на собственные мероприятия.

Деньги за проданные билеты — средства переводятся на ваш на р/с за минусом комиссии- агрегаторы перечисляют обычно 1 раз в месяц по подписанным вами актам, поэтому будьте внимательны к бумагам, иногда с этим случается путаница по причине возврата билетов и т.п.- поэтому деньги могут «зависнуть».

ПРОМО-ПЕРИОД И РЕКЛАМА КОНЦЕРТНОГО МЕРОПРИЯТИЯ

За 4-5 месяцев до мероприятия надо начинать давать рекламу и действовать в интернете. Если у вас максимум только 2 месяца — значит за 2!

Мы задействуем все каналы интернет-рекламы — сайт, посев и формирование общественного мнения, публикации в СМИ, контекстная реклама, посты в соцсетях и т.д.

Для успешной кампании от вас понадобится:

• много контента, описание мероприятия, фото, анонсы и пресс-релизы (готовые или фактура нашему журналисту);
• хедлайнеры и возможность использовать их ресурс для продвижения: Instagram, блог, и т.д.;
• вся дизайнерская упаковка продукта: логотип, афиша, флаеры, посты в социальные сети несколько раз в неделю, баннеры всевозможных типоразмеров. Дизайн можем разработать мы или вы сами предоставляете оперативно все материалы.

Промо и реклама обычно обходится до 40%-50% от валовой стоимости билетов всего зала. Это важно знать заранее и данные расходы надо заложить в стоимость на этапе создания цен на билеты и распоясовки мест.

СКИДКИ И КУПОНЫ

Ближе к шоу остатки билетов есть смысл «сливать» со скидками — это могут быть крайние, непарные места и т.д. С каждым скидочным сайтом надо заключить договор и оплатить согласно условиям администрации ресурса.

КАК ОПРЕДЕЛИТЬ СТОИМОСТЬ БИЛЕТОВ И ЦЕНОВУЮ ПОЛИТИКУ НА ВАШЕ КОНЦЕРТНОЕ МЕРОПРИЯТИЕ

Многое зависит от площадки, на которой будет проходить представление. Надо сравнивать, как «продает» сама площадка и какие у нее есть рекламные возможности — кассы, афиши на фасаде, сайт, анонсы в СМИ и т.п. При выборе площадки надо это учесть, а также даты: октябрь — хороший месяц для мероприятий по сравнению, например, с августом. Дни недели — лучше суббота или пятница, так как будни вечером продаются хуже, наполнить большой зал трудно, люди издалека не поедут.

В цену билетов надо (помимо очевидных расходов на аренду зала, артистов и налоги) заложить расходы на:

• рекламу;
• сайт и поддержку сайта;
• комиссию системы билетного поля 3%;
• комиссию на билетные системы 8-15%;
• учесть, что зал продастся не весь (неплохо, если — 80%, как максимум — 95%);
• учесть, что часть билетов 3-5% могут уйти по бартеру партнерам проекта журналистам, другим заинтересованным (чиновники, друзья и т.д.);
• учесть, что часть билетов (например 10%) будет отдаваться со скидками 50-80%.

Учитывая все эти расходы, уже можно рассчитать стоимость билетов.

Надеемся, что данная статья дала вам представление, с чего начать продвижение концертного мероприятия. Если ваше мероприятие планирует состояться не раньше, чем через 2 месяца от текущей даты — обращайтесь к нам, посоветуем и поможем с рекламой.

Желаем вам полных залов и творческих успехов!