С началом пандемии компания Visotsky Consulting стала на 70 % онлайновой. Но, к счастью, был успешный опыт — Центральная Компания работала полностью в удалённом формате ещё с 2018 года. И поэтому я убеждён, что всегда можно управлять онлайн-компанией и организовывать рабочие процессы эффективно. Главное — чёткая система, а также правила, закреплённые в инструкциях и регламентах. В этой статье я делюсь опытом Visotsky Consulting относительно правил общения и проведения онлайн совещаний.
Во всех подразделениях сети внедрена функциональная оргструктура. Это схема, в которой указаны функции и обязанности компании, а также то, кто из сотрудников за них отвечает. Этот инструмент управления помогает использовать систему «быстрого потока», а также разделять командные и коммуникационные линии.
Благодаря коммуникационным линиям сотрудники могут беспрепятственно общаться друг с другом. Это — основа системы «быстрого потока». Но важно то, что запросы, отправленные по ним, не изменяют обязанности и приоритеты в деятельности. Например, если продавец хочет получить информацию об оплатах клиента, то он спрашивает об этом у сотрудника бухгалтерии. Ведь ответы на подобные запросы — должностная обязанность человека, ответственного за состояние файлов клиента.
По командным линиям движутся сверху вниз инструкции, регламенты и распоряжения, отчёты. Эти линии идут вверх через промежуточных руководителей и вниз к подчинённому. Отличие от коммуникационной линии в том, что запросы, направленные по командным линиям, изменяют образ действий сотрудника.
Если сотрудники путают линии, то перегружают руководителей. По сути, те становятся промежуточными точками. Например: менеджер отдела продаж направляет запрос о состоянии оплат клиента не напрямую, а через руководителя, начальника отдела продаж. Руководителю необходимо обработать как запрос, так и ответ — а это приводит к потере эффективности и рабочего времени. Подобное противоречит принципам «быстрого потока».
Важно понимать цель любой коммуникации — что хочешь донести и какую реакцию получить. Общаясь по рабочим вопросам, избегаем двусмысленных высказываний, сарказма и иронии.
Предоставлять и запрашивать ровно столько информации, сколько нужно для работы. Информация должна быть полной, но не избыточной.
Это важно для работы в онлайн-подразделениях. Лучше один раз показать, чем написать 20 строк описательного текста. Поэтому нашим сотрудникам рекомендуем использовать скриншоты или даже скринкасты (записи экрана) — это экономит время. Но, прикрепляя скриншот или скринкаст, стоит кратко написать текстом, в чём суть.
Всегда отвечать на вопрос в месте, где он был задан.
Всё, что не зафиксировано, не существует — а потому выступаем против фраз «ты когда-то это говорил», «обсуждали на той встрече в прошлый четверг». Сотрудники ссылаются на конкретное сведение, встречу или документ.
Все мы люди, а потому можем переживать непростые и эмоциональные ситуации. Как по отношению к конкретному коллеге, так и работе в целом. В таком случае, рекомендуем сделать перерыв и успокоиться, отделить смысл от эмоций и общаться по существу.
На данный момент мы используем следующие инструменты:
Если накопилось большое количество вопросов, то целесообразно запланировать живую встречу, обсудить вопросы голосом. Внедрили правило: сотрудник, который создал встречу, включает запись сразу после входа в программу. Необязательно дожидаться, пока другие участники подключаться.
Это важно: если не включить запись сразу, возрастает риск, что это вообще не будет сделано. Или сотрудник вспомнит об этом по прошествии половины совещания. Не стоит бояться, что в начале будет несколько «пустых» минут: если необходимо, обрежьте в видеоредакторе.
У удалённой работы много преимуществ, но важно сохранять человеческий контакт друг с другом. Поэтому при общении через Zoom обязательно использование видеокамер.
Совет по управлению — периодически повторяющееся (один или несколько раз в неделю) совещание, которое проводит руководитель любого уровня с непосредственными подчинёнными. Подчинённые приходят с готовыми и правильно составленными отчётами, списками задач на неделю, количественными показателями результатов и так далее.
Название | Периодичность | Что обсуждается | Кто руководит | Кто участвует |
Совет учредителей | Раз в две недели | Цели и замыслы компании | Председатель совета учредителей | Соучредители |
Исполнительный совет | Раз в неделю | Стратегические цели и планы реализации, тактические планы, финансовое планирование | Директор | Директор и заместители |
Совет заместителя директора | Раз в неделю | Одобрение списков задач руководителей департаментов, согласование тактических целей | Заместитель директора | Руководители департаментов, находящиеся в подчинении |
Рекомендательный комитет департамента | Раз в неделю | Планы работы отделов, заявки на выделение средств | Руководитель департамента | Начальники отделов |
Еженедельное совещание | Раз в неделю | Задачи сотрудников, количество произведённого продукта | Непосредственный начальник | Непосредственный подчинённый |
Еженедельная встреча компании | Раз в неделю | Информированность сотрудников о делах компании, «боевой дух» | Директор | Все сотрудники |
Предназначение советов по координации — согласование действий между подразделениями или сотрудниками. В них входят сотрудники разных уровней. Такие советы проводятся регулярно или собираются при возникновении ситуации, требующей согласованных действий. Например, согласовать техническое задание по доработке платформы GetCourse. Это изменит работу отдела продаж, финансового департамента, сотрудников, предоставляющих консалтинговые услуги. Значит, представители всех направлений должны участвовать в совете по координации.
Название | Периодичность | Что обсуждается | Кто руководит | Кто участвует |
Рекомендательный совет | Раз в неделю | Планы работы департаментов, предложения по распределению средств | Председатель (выбирается из участников совета) | Руководители департаментов, представитель Департамента Управления |
Совет по предоставлению услуг | Ежедневно | Планы в отношении предоставления услуг конкретным клиентам | Председатель (выбирается из участников совета) | Начальники отдела продаж, отдела дохода, отдела планирования, обеспечения и предоставления |
Цель — согласовать действия сотрудников таким образом, чтобы выполнить все задачи на неделю. Откорректировать планы, проанализировав результаты на текущий момент. Вовремя найти и устранить препятствия, которые мешают сотруднику производить продукт.
Такое совещание проводит руководитель с прямыми подчинёнными. Участники приносят с собой:
На основе докладов руководитель даёт оценку деятельности, подтверждает достижения, указывает на то, что можно улучшить. Если необходимо, предлагает корректировки по списку задач на неделю. Сотрудники должны придерживаться тайминга — семь минут. Обсуждения за рамками этого регламента должны выноситься в отдельные встречи.
Этот материал — о базовых правилах онлайн-общения, которые используются в Visotsky Consulting. Они помогают нам повышать эффективность в условиях удалённой работы. Рекомендую установить и закрепить в регламентах компании порядок проведения советов, собраний и совещаний. Тогда это поможет проводить их эффективно, не вынося все вопросы на одну встречу и не создавая хаос в работе.
Закажите SEO, SERM/ORM, Директ, сайт со скидкой 20%.
Бесплатная консультация по продвижению вашего бизнеса или сайта.
Оставьте свой номер телефона и мы свяжемся с Вами в рабочее время.