Хочешь, чтобы было сделано хорошо? Делегируй! Как делегировать полномочия и зачем это нужно

В какой-то момент любой руководитель сталкивается с тем, что задач становится слишком много, а времени на всё не хватает. Это повод задуматься о делегировании части задач другим сотрудникам. Как правильно это делать, рассказываем в статье.

Делегирование задач — один из важнейших навыков руководителя. Здесь важно правильно расставить приоритеты — распределить полномочия и исполнителей, чтобы высвободить время для сложных стратегических целей.

Что такое делегирование

При этом умение руководителя делегировать не означает, что глава компании или команды перекладывает все свои задачи на плечи подчинённых. В первую очередь, это разумное разделение труда и ответственности за принятие решений между отдельными лицами, которые подчиняются директору организации или руководителю.

В небольшой компании на старте руководитель вполне может взять на себя все задачи по управлению бизнесом. Но со временем бизнес растёт, а вместе с ним увеличивается объём рутинных и стратегических процессов. Если в таких условиях решать задачи самостоятельно, это отнимает массу времени директора и время на развитие бизнеса и стратегические задачи не остается. Как следствие — бизнес не развивается, а отдачи от вложенных усилий почти не заметно.

Слишком большой объём задач для одного человека может серьёзно застопорить бизнес-процессы

Делегирование исправляет эту проблему. Итак, зачем делегировать:

• Подчинённые обучаются брать в работу новые для себя задачи, сложность которых постепенно растёт.
• Сотрудники занимаются той деятельностью, для которой они лучше всего подходят. Это позволяет им больше вкладываться в задачи, развивать свои собственные навыки и способности.
• Руководитель тратит меньше времени и энергии на мониторинг и микроменеджмент — все вопросы решаются компетентными сотрудниками. В результате команда становится более способной и эффективной.
• Сотрудники замотивированы более грамотно управлять своим рабочим временем, когда они видят, что их вклад способствует общему успеху компании. За счёт этого растёт производительность и командный дух.
• Делегирование задач помогает выявить талантливых сотрудников и отделить тех, кто не справляется с возложенными на них обязанностями.
• Руководитель может анализировать нагрузку и оптимизировать бизнес-процессы так, чтобы задачи распределялись равномерно, без авралов и  переработок.

Какие задачи и полномочия можно делегировать

Все бизнес-задачи для делегирования сотрудникам можно разделить на две большие группы:

Рутинные

Руководитель выполняет их регулярно, на основе заданных шаблонов. Например, самостоятельно выгружает и анализирует информацию из CRM. Это часто повторяющийся процесс, который можно передать, например, руководителю отдела маркетинга. Для этого достаточно составить инструкцию, обучить и разово проконтролировать, верно ли подчиненный выполняет указанные действия.

Непрофильные

Такие задачи требуют специальных знаний, которыми руководитель может не владеть. Например, если нужно настроить таргетированную рекламу или разработать PR-кампанию, эффективным решением будет поручить такие задачи профильным специалистам — таргетологу и пиарщику.

Когда задач становится слишком много, их можно и нужно делегировать

Вместе с делегированием задачи передаются и полномочия руководителя — заметная степень свободы в самостоятельном принятии решений сотрудником (иначе это было бы не делегирование задачи, а обычная постановка). В связи с этим полномочия, которые теперь обладает подчиненный, в компании бывают:

Линейными

Предусматривают ответственность за результат. При этом задачи назначают вниз по вертикальной иерархии — от руководителя к подчинённому. Соответственно, о результатах сотрудник отчитывается перед руководством. Например, глава команды разработки поручает веб-мастеру собрать одностраничный сайт. Результат — готовый лендинг.

Аппаратными

Подразумевают не только результат, но и способ его достижения. Такие задачи часто имеют ветвистую структуру. Руководитель делегирует аппаратную задачу подчинённому, тот может разделить её на несколько линейных и отдать их дальше по иерархии.

Например, глава отдела маркетинга ставит аппаратную задачу — через 30 дней вдвое увеличить количество лидов. Она предполагает сразу несколько линейных решений: лендинг, контекст, таргетированная реклама в соцсетях. Лендинг руководитель команды может собрать самостоятельно, а остальные задачи делегирует ответственным. При этом контролирует выполнение каждой.

Принципы делегирования: как правильно передавать задачи и полномочия

Делегирование отличается от постановки задачи или аутсорсинга.

Постановка задачи — это простой менеджемент, когда нужно понимать возможности и обязанности сотрудника, объяснить задачу и проконтролировать выполнение. У сотрудника должны быть все ресурсы для выполнения задачи — предоставить их задача руководителя.

Постановка задачи внешнему подрядчику — аутсорсинг, — это, по сути, такой же менеджмент, что и с подчинённым. Так же нужно найти кто решит задачу, правильно её поставить.

Делегирование — это менеджмент следующего уровня, где Вы не заставляете сотрудника выполнять задачу, а он сам замотивирован на результат, обучение и поиск возможностей добиться цели. Задача руководителя при делегировании — мотивировать сотрудника на выполнение и предоставить возможности.

Делегирование подчинённым — поэтапный процесс. Его можно разбить на 6 частей:

Этап 1: Определите задачу

Не каждую проблему можно делегировать. Например, руководитель не может передать кадровику полномочия по увольнению сотрудника. Такое решение глава компании или подразделения должен принимать самостоятельно.

При определении задачи следует ответить на следующие вопросы:

• Есть ли проблема, которую вы регулярно решаете регулярно и по шаблону?
• Есть ли в команде человек, который может выполнить задачу быстрее и с ожидаемым результатом?
• Поможет ли делегирование задачи «прокачать» навыки сотрудника?

Этап 2: Оцените задачу

На этом этапе можно применить популярный метод SMART. Он означает, что цель выполнения задачи должна соответствовать пяти критериям, то есть быть:

• Конкретной (Specific).
• Измеримой (Measurable).
• Достижимой (Achievable).
• Значимой (Relevant).
• Ограниченной по времени (Time bound).

Этап 3: Составьте инструкцию

Для исполнителя задачи необходимо составить чёткое ТЗ с инструкцией — что, зачем и в какие сроки необходимо выполнить. Инструкцию можно согласовать — обсудить с сотрудником, как он сам планирует решать задачу, какие ресурсы ему доступны.

Этап 4: Распределите ответственность

Сотрудник должен чётко понимать, какие зоны ответственности для него определены. Соответственно этим зонам будут и ожидаемые результаты. В идеале распределять обязанности следует открыто — например, с помощью таск-трекера. Тогда каждый специалист будет видеть, кто и какую работу выполняет, чтобы случайно не дублировать процессы.

Этап 5: Установите каналы связи

Делегирование задачи не должно строиться по принципу «назначил и ушёл». Руководителю важно оставаться на связи с сотрудниками, чтобы вовремя согласовывать с ними действия. При этом каналы связи и регламенты коммуникации следует определить заранее.

Этап 6: Предоставьте необходимые ресурсы

Возможно, специалисту для решения задачи нужно дополнительное обучение, инструменты или полномочия. При делегировании необходимо предоставить максимум ресурсов, которые помогут исполнителю достигнуть желаемых результатов. Например, в админке сайта можно расширить права пользователя, разрешить сотруднику работать удалённо или дать ему в помощь нескольких специалистов младшего звена.

По итогам работы необходимо проанализировать результаты: что получилось, где были заминки, какие части задачи были более лёгкими/сложными. И обязательно дайте подчинённым обратную связь: насколько вы довольны результатом, готовы ли делегировать больше задач в будущем.

Читайте также: 9 шагов к успешному делегированию задач и полномочий в работе руководителя

Однако делегировать задачи можно не только внутри компании, но и передать их внешним исполнителям. Так, агентство Exiterra готово взять на себя работы по продвижению вашего сайта, управлению репутацией и многие другие. Вместе мы сделаем ваш бизнес более успешным!