Почему нужно уделить больше внимания бизнес-коммуникациям

Если спросить предпринимателя, в чем специфика деловых коммуникаций, скорее всего, в ответ он расскажет об эффективности и результативности. И это правильно. Но не стоит забывать и о других нюансах общения, которые приводят к бизнес-цели кратчайшим путем. Поговорим детальнее о специфике коммуникаций в бизнесе.

«Цифровое» общение

Сегодня немалая часть общения происходит с помощью телефона, мессенджеров, электронной почты, социальных сетей и т. д. Но, где гарантия того, что мы не бесим друг друга некоторыми специфическими привычками и «пунктиками»?

Голосовые сообщения

Любопытно, что по поводу аудиосообщений у каждого собственное мнение: есть приверженцы, а есть нигилисты. Поэтому так много деловых людей испытывают дискомфорт при подобном формате общения, но не говорят об этом из уважения к коллегам. Дело в том, что голосовые сообщения экономят время отправителю, но не получателю: надиктовать быстрее, чем напечатать, но прослушать дольше, чем пробежать глазами. К тому же, на переговорах, например, поднести телефон к уху не получится, да и наушники не все любят.

Если в переписке нужно быстренько найти, во сколько договорились встретиться, то среди массы «войсов» это станет проблемой — придется прослушивать сообщения заново.

В ситуации, когда менеджер оперативно скидывает клиенту новые предложения голосом, а клиент любит читать, а не слушать, бизнеc-коммуникация пойдет крайне сложным и запутанным путем.

Гораздо уважительнее и корректнее, спросить, не против ли собеседник аудио сообщений. И только получив одобрение, приступать к записи своего голоса.

Нюанс: постарайтесь сделать так, чтобы речь звучала чисто, а мысль излагалась лаконично. Без «Это самое... Что хотел сказать...».

Лаконично и по делу: нужен работающий интернет-магазин, обращайтесь в Экзитерру →

Активность сотрудников в соцсетях

Хорошо, когда сотрудники лояльны по отношению к работодателю и публикуют сплошь приятности. Но бывает и по-другому. Не то чтобы это нужно срочно пресекать, но задуматься стоит. Желательно посмотреть на соцсети работников компании глазами заказчика, клиента, партнера: что увидит этот человек, если зайдет на личную страничку менеджера? Если там двусмысленные фотографии, брань, негатив по отношению к своей организации и т. д., то лучше предложить сотрудникам закрыть личные аккаунты от посторонних или не фиксировать в описании профиля место работы. Или стать более социально ответственными и понимать, что имидж и высказывания каждого работника теоретически могут быть ассоциированы с работодателем и нанести репутационный корпоративный ущерб.

В эпоху новой этики, каждое высказывание легко становится поводом для публичного осуждения. Не рискуйте — договоритесь с сотрудниками об общих правилах и принципах коммуникации в социальных сетях и на других открытых онлайн-площадках.

Заранее благодарю!

Люди часто говорят, что фраза «Заранее благодарю» нервирует, потому что сильно смахивает на манипуляцию: мол, собеседник еще не успел согласиться оказать услугу, а его уже заранее поблагодарили за это, то есть теперь никуда не денется — согласится; такое давление на совесть.

Нельзя сказать, что так думают все. Для многих фраза нейтральна и не несет никакого подтекста, просто фигура речи. Но если важно вести эффективные бизнес-коммуникации, то важно учесть все. Например, не стоит писать «Надеемся, вы остались довольны качеством нашего товара — будем рады, если найдете время и оставите отзыв на нашем сайте. Заранее благодарны!». Не нужно излишнего творчества и формализма: чем проще и душевнее написано, тем лучше.

Международное общение

Бизнес-партнёр из Китая

Даже те, кто не работает с жителями Поднебесной, знают, что общение с ними идет тяжелее, чем с соотечественниками или бизнесменами из Европы. Дело в разнице культур, традиций, менталитетов.

Например, предприниматели из Китая не отказывают напрямую: они выходят из положения фразами «Мы должны посоветоваться с руководителем», «Нам нужно подумать» и др. К этому нужно быть готовыми. Как и к тому, что по-быстрому решить дела тоже вряд ли удастся: эта культура не терпит спешки и суеты.

Переговоры пройдут успешно только в том случае, если к ним подготовиться как с точки зрения содержания, так и с точки зрения оформления. Даже то, в каком формате и виде вы будете демонстрировать презентации коллегам из Китая, может иметь серьезное значение.

Бизнес-партнёр из Саудовской Аравии

Если партер из Саудовской Аравии опаздывает на переговоры, не нужно ничего предпринимать — только терпеливо ждать. Это тоже особенности культуры. Если мы приезжаем для проведения переговоров на Восток, то наша задача состоит в том, чтобы непременно прийти на встречу вовремя, а потом спокойно, с достоинством и уважением дожидаться хозяина встречи. По тому, как европейский коллега ведет себя в этот момент (пришел ли он вовремя или опоздал, нервничает или спокоен), делаются первые выводы о том, стоит ли сотрудничать с человеком.

И о светской беседе с представителями арабского мира тоже забывать не нужно — это обязательная составляющая коммуникаций в бизнесе. Попытка с порога перейти к делу, сразу обречена на провал.

Бизнес-партнёр из Италии

Итальянцам важны знаки внимания, они любят и ценят деловые подарки. Известно, что относятся с трепетом к вину. Но это не значит, что им можно преподнести французское вино. Это задевает национальную гордость. Даже если вино чудо как хорошо. Итальянцы уверены, что лучшее вино производится только в их стране.

Любая мелочь, в том числе и сувенир, может как сыграть на руку, так и свести на нет усилия по установлению деловых отношений.

Деловой этикет

Правила делового этикета универсальны и известны. В мире бизнеса преимущество при рукопожатии у того, кто старше по статусу. Возраст и пол человека второстепенны.

Поэтому руки в деловом сообществе пожимают всем, без акцента на гендерную принадлежность собеседника (исключение могут составлять представители некоторых религий). Не нагнетайте обстановку: отказ от рукопожатия — признак враждебности.

Оплата совместного бизнес-ланча

Важно, кто хозяин встречи. Платит приглашающая сторона, поэтому гость не настаивает на том, чтобы взять расходы на себя. Можно это озвучить (или предложить разделить счет), но сражаться за папку с чеком не нужно: хозяин встречи в курсе, что оплата счета — это его обязанность. В идеале, тот, кто пригласил, рассчитывается на кассе, чтобы не вызывать у гостя возможного чувства неловкости и смущения.

Деловой костюм

Айтишнику на бизнес-встречу необязательно одеваться слишком строго. Но факт остается фактом: традиционно считается, что деловой человек выглядит статуснее и уважительнее по отношению к партнерам, если надевает классический костюм. В некоторых сферах бизнеса уровень консервативности невысок и ценится персональный стиль (в том числе и во внешнем виде) — так что иногда на деловую встречу можно и в худи прийти.

Как говорится, на ваш страх и риск: если уверены, что это произведет правильное впечатление, — надевайте, если нет — лучше свести креатив в этом вопросе к минимуму. В конце концов, всегда есть «веселенькие» носки, которыми можно разбавить образ. Правда, и здесь придется подумать, не сделает ли такой аксессуар своего владельца чересчур смешным.

Невербальное общение

Руки в карманах

Большинство людей в момент дискомфорта или смущения не знают, куда деть руки, поэтому или скрещивают их на груди, или держат в карманах. И то, и другое может на подсознательном уровне напрягать собеседника, говорить о некоей скрытности визави или о нежелании общаться. Человек с руками в карманах кажется, некультурным, пренебрежительным по отношению к собеседнику. Со стороны выглядит так, будто ему все равно, этот разговор не особо интересен, а визави навевает скуку. Даже если это на самом деле не так, собеседник истолковывает это с собственной точки зрения. Так что, если не знаете, куда деть руки в процессе разговора, лучше возьмите карандаш или папку с бумагами.

А вот скрещенные на груди руки подсознательно ассоциируются у собеседника с желанием утаить информацию, скрыть что-то, обмануть. Для конструктивного диалога полезно держать ладони раскрытыми, не делая явных попыток невербально закрыться от собеседника.

Это лишь некоторые аспекты делового общения, которые — каждый по отдельности или в комплексе — могут привести как к успеху, так и к провалу. Вне зависимости от уровня профессионализма, образования и практического опыта собеседников. Грамотно управлять впечатлением о себе и своем бизнесе, быстрее и проще добиваться желаемого можно, если уметь выстраивать эффективные деловые коммуникации с уважением и заботой.