Массовый переход на дистанционный формат работы заставил компании пересмотреть отношение к деловому общению в интернете. Когда 90% взаимодействия сотрудников происходит в режиме онлайн, не возникает сомнений в необходимости соблюдения правил цифрового этикета.
Отметим очевидные преимущества грамотного делового общения в интернете:
Однако на практике границы digital-этикета зачастую нарушаются. Это происходит из-за незнания базовых правил цифрового общения. Непонимание особенностей рабочего взаимодействия в социальных сетях часто ведёт к конфликтам, просрочке дедлайнов и другим неприятным последствиям.
В этой статье мы даём ответы на частые вопросы, связанные с цифровым этикетом.
О том, какие мессенджеры использовать для обсуждения рабочих вопросов, лучше договориться заранее. Выберите 2-3 привычных мессенджера, наделив каждый из них определенными задачами. Например, корпоративную почту используйте для пересылки документов, а Telegram для решения текущих вопросов.
Сегодня на смену электронным почтовым ящикам приходят социальные сети, которые становятся полноценным инструментом решения рабочих моментов. Однако, почта традиционно считается надёжным каналом коммуникации для решения юридических вопросов и пересылки договоров. Если дело доходит до судебных разбирательств, фрагменты электронных писем выглядят убедительнее чем скриншоты переписок.
В выборе мессенджеров для текучки стоит опираться на личные предпочтения сотрудников, а также удобство и повседневность использования. Важно сразу договориться о промежутке времени для отправки сообщений (например, с 9:00 до 22:00), а также обговорить, где сотрудникам уместнее будет получать большие файлы — в сообщениях или по электронной почте. Также не лишним будет уточнить оптимальное время ответа на сообщения — обязаны ли участники чата давать ответ сразу при получении или время реагирования не важно.
Также не стоит забывать о базовых принципах делового этикета: важно не забыть представиться при первом сообщении, не использовать голосовой или видеозвонок без предупреждения, а также делать сообщения, присылаемые на почту или в рабочих чатах, ёмкими и понятными — подробные разъяснения лучше отправлять в отдельных файлах.
Можно выделить следующие универсальные правила для деловых переписок по почте и общения в мессенджерах.
Однозначно, текст считается приемлемым и допустимым видом передачи информации в рабочем общении. Преимущества текста в том, что собеседник видит его перед глазами, может с легкостью прокомментировать отдельные фрагменты и формулировки.
О звонках по рабочим вопросам договаривайтесь заранее, чтобы случайно не отвлечь собеседника от срочных задач и, сами того не желая, выбить его из рабочей деятельности. Если вы совершаете звонок по вопросу, который требует немедленного решения, тезисно составьте пункты, которые необходимо выяснить, и не отвлекайтесь на личные темы.
Сайт — часть маркетинга вашей компании. Чтобы сайт «продавал» и решал иные маркетинговые задачи — обратитесь в нашу компанию. Exiterra — digital-агентство с 20-летним опытом успешной работы!Запись голосовых сообщений считается неприемлемой в деловой переписке. Такой вид передачи информации лучше оставить для неформального дружеского общения. Собеседник не всегда готов прослушать голосовое сообщение, кроме того, он рискует пропустить часть информации, не внимательно выслушав с первого раза. Согласитесь, никто не захочет перелистывать голосовое сообщение в надежде найти потерянную мысль, поэтому лучше не пренебрегать временными возможностями коллег и обращаться к традиционным вариан там. Описание задач, вопросов или обратной связи с помощью текста, поможет грамотно структурировать мысли, избежать лишней информации и потери времени.
Если обстоятельства вынуждают общаться с помощью голосовых сообщений, помните о следующем:
В деловых переписках лучше выбирать текст, как универсальный способ передачи информации. Такой вариант привычен и удобен в использовании, а главное — вы не рискуете просрочить задачу из-за того, что собеседник упустил или не принял во внимание часть голосового сообщения.
Соблюдать деловую манеру поведения даже при онлайн коммуникации с сотрудниками помогут следующие правила:
Ключевой фактор субординации в деловых переписках — проявление уважения к собеседнику. Помните, что рабочие отношения имеют границы — если за эти границы выходит собеседник, этого не обязаны делать вы. Ставя в приоритет выполнение задачи, многие часто забывают о вежливости и терпимости в сотрудничестве. К счастью, соблюдение цифрового этикета минимизирует конфликтные ситуации.
К деловым встречам в режиме онлайн лучше готовиться заранее. Базовая подготовка к конференции включает в себя выбор комфортного и тихого рабочего места, где никто из домашних не сможет вас отвлечь. Позаботиться об отсутствии домашних животных, любящих, например, ходить по клавиатуре, тоже стоит заранее. Воздержитесь от обсуждения личных вопросов в начале конференции — это собьет рабочий настрой и отнимет у собеседников лишнее время. Гораздо эффективнее будет сразу перейти к делу и настроиться на рабочий лад — личные вопросы вы можете обсудить по истечению времени конференции.
Важно заранее выбрать человека, отвечающего за технические моменты, который запланирует и создаст рабочую конференцию, проследит за качеством связи и звука. Также не лишним будет выбрать одного сотрудника, который зафиксирует и перешлёт в рабочие чаты итоги собрания, чтобы все решения принятые на переговорах были учтены, а распределение рабочей нагрузки не вызывало путаницы. При решении конфликтных вопросов не помешает обратиться к кратким сводкам по рабочей конференции.
Если во время собрания потребуется показать экран с документами, лучше подготовить открытые документы заранее и скрыть лишнюю информацию.
О внешнем виде также стоит позаботиться заблаговременно: деловой стиль одежды настроит на рабочий лад и поможет избежать домашней неофициальной обстановки. Перед началом собрания не забудьте причесаться и надеть деловую одежду.
Общение в интернете исключает некоторые моменты вербального взаимодействия, а это осложняет понимание. Чтобы добиться чёткого и результативного выполнения требований, важно уметь грамотно доносить мысли в текстовом сообщении. С первого раза составляйте ТЗ исчерпывающе, проверяйте на наличие неточных формулировок. Сроки выполнения задач лучше обозначать конкретно (например, не «до вечера», а до 16:30). Полезным будет попросить об обратной связи в виде ответного сообщения.
Чёткое формулирование задач поможет избежать игры в сломанный телефон. Хотите, чтобы собеседник сделал все именно так, как вам необходимо? Лишний раз убедитесь в корректности формулировок.
Правила цифрового этикета понятны и логичны. Вот базовые вещи, о которых также не стоит забывать:
Конечно, решение многих бизнесов экстренно перейти в онлайн-формат в связи с пандемией потребовало быстрой адаптации. Новые реалии бизнес-коммуникаций кому-то приходятся по душе, а кто-то болезненно воспринимает переход к цифровым технологиям. Ясно одно — соблюдение простых правил digital-коммуникации значительно упростит жизнь не только офисным работникам, но и руководителям крупных компаний.
Переход бизнесов в онлайн формат — постоянная тенденция, а значит, наши рекомендации будут полезны не только в период пандемии, но и в онлайн общении в новых реалиях, где интернет претендует на всё большее значение в жизни каждого отдельно взятого человека.
Если вы не получили ответы на все вопросы или хотите поделиться своими мыслями, приглашаем оставить комментарий ниже, чтобы автор статьи смог лично ответить вам.
Закажите SEO, SERM/ORM, Директ, сайт со скидкой 20%.
Бесплатная консультация по продвижению вашего бизнеса или сайта.
Оставьте свой номер телефона и мы свяжемся с Вами в рабочее время.