Принципы digital-этикета в 2021 году. Как общаться с коллегами в режиме online?

Массовый переход на дистанционный формат работы заставил компании пересмотреть отношение к деловому общению в интернете. Когда 90% взаимодействия сотрудников происходит в режиме онлайн, не возникает сомнений в необходимости соблюдения правил цифрового этикета.

Отметим очевидные преимущества грамотного делового общения в интернете:

• Экономия времени.
• Чёткое понимание сотрудниками поставленных задач.
• Отсутствие конфликтов по рабочим вопросам.
• Избегание панибратства.

Однако на практике границы digital-этикета зачастую нарушаются. Это происходит из-за незнания базовых правил цифрового общения. Непонимание особенностей рабочего взаимодействия в социальных сетях часто ведёт к конфликтам, просрочке дедлайнов и другим неприятным последствиям.

В этой статье мы даём ответы на частые вопросы, связанные с цифровым этикетом.

С помощью каких каналов коммуникации лучше выстраивать взаимодействие

О том, какие мессенджеры использовать для обсуждения рабочих вопросов, лучше договориться заранее. Выберите 2-3 привычных мессенджера, наделив каждый из них определенными задачами. Например, корпоративную почту используйте для пересылки документов, а Telegram для решения текущих вопросов.

Сегодня на смену электронным почтовым ящикам приходят социальные сети, которые становятся полноценным инструментом решения рабочих моментов. Однако, почта традиционно считается надёжным каналом коммуникации для решения юридических вопросов и пересылки договоров. Если дело доходит до судебных разбирательств, фрагменты электронных писем выглядят убедительнее чем скриншоты переписок.

В выборе мессенджеров для текучки стоит опираться на личные предпочтения сотрудников, а также удобство и повседневность использования. Важно сразу договориться о промежутке времени для отправки сообщений (например, с 9:00 до 22:00), а также обговорить, где сотрудникам уместнее будет получать большие файлы — в сообщениях или по электронной почте. Также не лишним будет уточнить оптимальное время ответа на сообщения — обязаны ли участники чата давать ответ сразу при получении или время реагирования не важно.

Также не стоит забывать о базовых принципах делового этикета: важно не забыть представиться при первом сообщении, не использовать голосовой или видеозвонок без предупреждения, а также делать сообщения, присылаемые на почту или в рабочих чатах, ёмкими и понятными — подробные разъяснения лучше отправлять в отдельных файлах.

О каких правилах делового этикета следует помнить во время ведения рабочей переписки

Можно выделить следующие универсальные правила для деловых переписок по почте и общения в мессенджерах.

Электронная почта

• Обязательно указывайте тему письма.
• Отвечайте на рабочие письма в течение 24 часов — люди не любят дожидаться ответа сутками.
• Каждую тему для разговора фиксируйте в отдельной ветке писем.
• Делайте письмо информативным и коротким.
• Если планируете прикрепить к письму большие файлы — предупреждайте заранее, ведь получатель может проверять почту со смартфона.
• Составьте шаблон с подписью вашей должности и контактами для связи и используйте его в конце каждого письма.

Личные сообщения в мессенджерах и соцсетях

• Используйте данный инструмент общения только с согласия коллег.
• Не забывайте представиться в начале общения.
• Пишите сотрудникам в установленные временные рамки.

Текст, звонки или голосовые сообщения — каким способом стоит общаться по рабочим вопросам

Однозначно, текст считается приемлемым и допустимым видом передачи информации в рабочем общении. Преимущества текста в том, что собеседник видит его перед глазами, может с легкостью прокомментировать отдельные фрагменты и формулировки.

О звонках по рабочим вопросам договаривайтесь заранее, чтобы случайно не отвлечь собеседника от срочных задач и, сами того не желая, выбить его из рабочей деятельности. Если вы совершаете звонок по вопросу, который требует немедленного решения, тезисно составьте пункты, которые необходимо выяснить, и не отвлекайтесь на личные темы.

Запись голосовых сообщений считается неприемлемой в деловой переписке. Такой вид передачи информации лучше оставить для неформального дружеского общения. Собеседник не всегда готов прослушать голосовое сообщение, кроме того, он рискует пропустить часть информации, не внимательно выслушав с первого раза. Согласитесь, никто не захочет перелистывать голосовое сообщение в надежде найти потерянную мысль, поэтому лучше не пренебрегать временными возможностями коллег и обращаться к традиционным вариан там. Описание задач, вопросов или обратной связи с помощью текста, поможет грамотно структурировать мысли, избежать лишней информации и потери времени.

Если обстоятельства вынуждают общаться с помощью голосовых сообщений, помните о следующем:

• Перед зачитыванием голосового сообщения составьте краткий список тезисов с информацией, которую хотите донести. Это поможет не сбиться с мысли.
• Проверьте, чтобы одно голосовое сообщение содержало в себе один главный тезис.
• Позаботьтесь о качестве записи, обеспечьте тишину и отсутствие лишних шумов.
• Соберитесь с мыслями, чтобы избежать неловких пауз и заминок.
• Не лишним будет предупредить коллегу о записи голосового сообщения.

В деловых переписках лучше выбирать текст, как универсальный способ передачи информации. Такой вариант привычен и удобен в использовании, а главное — вы не рискуете просрочить задачу из-за того, что собеседник упустил или не принял во внимание часть голосового сообщения.

Как соблюдать рабочую дистанцию в деловом общении

Соблюдать деловую манеру поведения даже при онлайн коммуникации с сотрудниками помогут следующие правила:

• Избегайте флуда в рабочих чатах.
• Не используйте голосовые сообщения — это поможет избежать недопонимания и напрасной траты чужого времени.
• Заранее договаривайтесь о звонках.
• Придерживайтесь установленных временных рамок, не пишите собеседнику после 22:00.
• Уместность использования смайликов и эмоджи зависит от конкретной ситуации. В переписке по электронной почте соблюдайте деловой стиль письма, а вот в мессенджерах, если такой образ общения комфортен, их использование не помешает.
• Поздравлять коллег с корпоративными праздниками можно и нужно — главное не забывать о рамках делового этикета.

Ключевой фактор субординации в деловых переписках — проявление уважения к собеседнику. Помните, что рабочие отношения имеют границы — если за эти границы выходит собеседник, этого не обязаны делать вы. Ставя в приоритет выполнение задачи, многие часто забывают о вежливости и терпимости в сотрудничестве. К счастью, соблюдение цифрового этикета минимизирует конфликтные ситуации.

Как проводить онлайн-конференции

К деловым встречам в режиме онлайн лучше готовиться заранее. Базовая подготовка к конференции включает в себя выбор комфортного и тихого рабочего места, где никто из домашних не сможет вас отвлечь. Позаботиться об отсутствии домашних животных, любящих, например, ходить по клавиатуре, тоже стоит заранее. Воздержитесь от обсуждения личных вопросов в начале конференции — это собьет рабочий настрой и отнимет у собеседников лишнее время. Гораздо эффективнее будет сразу перейти к делу и настроиться на рабочий лад — личные вопросы вы можете обсудить по истечению времени конференции.

Важно заранее выбрать человека, отвечающего за технические моменты, который запланирует и создаст рабочую конференцию, проследит за качеством связи и звука. Также не лишним будет выбрать одного сотрудника, который зафиксирует и перешлёт в рабочие чаты итоги собрания, чтобы все решения принятые на переговорах были учтены, а распределение рабочей нагрузки не вызывало путаницы. При решении конфликтных вопросов не помешает обратиться к кратким сводкам по рабочей конференции.

Если во время собрания потребуется показать экран с документами, лучше подготовить открытые документы заранее и скрыть лишнюю информацию.

О внешнем виде также стоит позаботиться заблаговременно: деловой стиль одежды настроит на рабочий лад и поможет избежать домашней неофициальной обстановки. Перед началом собрания не забудьте причесаться и надеть деловую одежду.

Как добиться полного понимания собеседником поставленной задачи

Общение в интернете исключает некоторые моменты вербального взаимодействия, а это осложняет понимание. Чтобы добиться чёткого и результативного выполнения требований, важно уметь грамотно доносить мысли в текстовом сообщении. С первого раза составляйте ТЗ исчерпывающе, проверяйте на наличие неточных формулировок. Сроки выполнения задач лучше обозначать конкретно (например, не «до вечера», а до 16:30). Полезным будет попросить об обратной связи в виде ответного сообщения.

Чёткое формулирование задач поможет избежать игры в сломанный телефон. Хотите, чтобы собеседник сделал все именно так, как вам необходимо? Лишний раз убедитесь в корректности формулировок.

Базовые основы цифрового этикета

Правила цифрового этикета понятны и логичны. Вот базовые вещи, о которых также не стоит забывать:

• Следите за грамотностью и пунктуаций — человек, умеющий излагать мысли не только интересно, но и с опорой на правила русского языка, вызывает уважение и желание прислушаться. А вот наличие ошибок или опечаток говорит о невнимательности, недостаточной экспертности или неуважении к собеседнику.
• Сразу отвечайте на сообщения. Важно своевременно давать обратную связь, или, в крайнем случае, оповестить собеседника о том, когда он получит ответ на своё сообщение. Даже когда перед вами поток входящих задач, собеседник должен быть уверен в обратной связи.
• Не забывайте об элементарной вежливости в общении, в каких бы отношениях с коллегой вы не находились.
• При переписке через почтовый ящик, не лишним будет представиться, а также в конце указать данные для связи с вами.
• Старайтесь минимизировать нерабочие моменты в деловых переписках, не устраивайте флуд в чатах.

Конечно, решение многих бизнесов экстренно перейти в онлайн-формат в связи с пандемией потребовало быстрой адаптации. Новые реалии бизнес-коммуникаций кому-то приходятся по душе, а кто-то болезненно воспринимает переход к цифровым технологиям. Ясно одно — соблюдение простых правил digital-коммуникации значительно упростит жизнь не только офисным работникам, но и руководителям крупных компаний.

Переход бизнесов в онлайн формат — постоянная тенденция, а значит, наши рекомендации будут полезны не только в период пандемии, но и в онлайн общении в новых реалиях, где интернет претендует на всё большее значение в жизни каждого отдельно взятого человека.

Если вы не получили ответы на все вопросы или хотите поделиться своими мыслями, приглашаем оставить комментарий ниже, чтобы автор статьи смог лично ответить вам.